Vorschriften

Arbeitnehmerentsendung ins Ausland

Wann liegt eine Arbeitnehmerentsendung vor?

Eine Arbeitnehmerentsendung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers (entsendendes Unternehmen), im Ausland eine Beschäftigung für ihn ausübt. Eine Entsendung liegt auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer im Inland für eine Arbeit im Ausland eingestellt wird.

Lebt der Arbeitnehmer jedoch bereits im Ausland beziehungsweise ist dort beschäftigt und nimmt von dort aus eine Beschäftigung für einen inländischen Arbeitgeber auf, handelt es sich um eine Ortskraft und nicht um eine Entsendung.

Weiterhin muss die Beschäftigung im Ausland im Voraus zeitlich begrenzt sein. Die zeitliche Begrenzung kann sich aus der Art der Beschäftigung (z.B. Abwicklung eines bestimmten Projektes) oder aus einer vertraglichen Vereinbarung ergeben. Eine Entsendung ist auf max. 12 Monate begrenzt. Eine begründete Verlängerung bis auf 18 Monate ist möglich.

In folgenden Fällen liegt eine Entsendung vor:
  • der Arbeitnehmer ist bereits im Inland für das Unternehmen tätig, ist ins Ausland entsandt worden, um dort weiterhin für das Unternehmen als Angestellter tätig zu sein
  • der inländische Arbeitnehmer wurde explizit für die Beschäftigung im Ausland eingestellt.
In folgenden Fällen liegt keine Entsendung vor:
  • Einstellung eines im Ausland bereits ansässigen Arbeitnehmers
  • Einstellung eines im Ausland bislang für einen anderen ausländischen Arbeitgeber tätigen Arbeitnehmers.

Wie wirkt sich die Entsendung auf den Vertrag aus?

Da der Arbeitgeber die Entsendung nicht einseitig aufgrund seines Direktionsrechts anordnen kann, ist grundsätzlich eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrages erforderlich. Ausnahmen: eine Entsendung ist bereits im Arbeitsvertrag vereinbart; kurze Entsendung mit Dienstreisecharakter.

Bei der Änderung des Arbeitsvertrages ist zu beachten, dass bei einer Entsendedauer von über einem Monat der Arbeitgeber neben den wesentlichen Vertragsbedingungen, wie zum Beispiel Arbeitsort, Arbeitsentgelt, Kündigungsfristen, laut Nachweisgesetz zusätzlich schriftlich niederzulegen hat:
  • Dauer der Entsendung
  • Währung, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird
  • Sachleistungen und zusätzliches Entgelt während der Entsendung.
Diese Bedingungen müssen dem Arbeitnehmer vor dessen Abreise ausgehändigt werden.
Außerdem ist es sinnvoll, insbesondere folgende Punkte bei der Vertragsgestaltung zu regeln:
  • Beschreibung der Tätigkeit im Ausland
  • Arbeitszeit
  • Feiertage
  • Urlaub
  • Gehaltskonto
  • Trennungsgeld
  • Entsendezulagen als Erstattung von Entsendekosten, wie z.B.: Reise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten
  • Auslandsversicherung
  • Fortführung der betrieblichen Altersvorsorge
  • Weiterbeschäftigung und Art der Tätigkeit nach der Rückkehr
  • Kostentragung bei vorzeitiger Rückkehr.

Wann endet die Entsendung?

Folgende Gründe kommen in Betracht:
  • Ablauf des vereinbarten Zeitraumes
  • Abschluss des Projektes
  • Ausübung eines vertraglich vereinbarten Rückrufsrechts
  • Kündigung (anwendbare Kündigungsvorschriften bestimmen sich nach dem anwendbaren Recht).

Wird die Entsendung vorzeitig beendet, ist zu klären, wer die finanziellen Nachteile des Arbeitnehmers zu tragen hat bzw. inwieweit der Arbeitgeber die von ihm übernommenen Kosten zurückfordern kann:
  • der Arbeitgeber muss bei Entsendung an einen weit entfernten Ort die Umzugskosten tragen. Ist eine Rückforderung der Kosten durch den Arbeitgeber bei vorzeitigem Ausscheiden des Arbeitnehmers vereinbart, umfasst diese Rückforderung höchstens einen Betrag in Höhe einer Monatsvergütung.
  • Die vertraglich vereinbarte Verpflichtung des Arbeitgebers die Umzugskosten zu übernehmen umfasst auch die Kosten für den Rückumzug, wenn dieser durch Rückruf des Arbeitnehmers oder Wegfall des Arbeitsplatzes im Ausland verursacht wird.
  • Der Arbeitnehmer hat bei vorzeitiger Beendigung der Auslandstätigkeit durch außerordentliche Kündigung seitens des Arbeitgebers keinen Anspruch auf Ausgleich der dadurch entstandenen steuerlichen Nachteile.

Welches Recht ist anwendbar?

In der Regel bleibt das deutsche Recht anwendbar, wenn es sich nur um eine vorübergehende Entsendung handelt. Dennoch sind daneben bestimmte ausländische Vorschriften zu beachten.

Rechtswahl durch die Parteien
Arbeitnehmer und Arbeitgeber können im Rahmen ihrer Vertragsfreiheit das auf das Arbeitsverhältnis anwendbare Recht vereinbaren. Fehlt eine derartige Vereinbarung, richtet sich das anwendbare Recht in erster Linie nach dem gewöhnlichen Arbeitsort. Der gewöhnliche Arbeitsort ist bei vorübergehenden Entsendungen ins Ausland der inländische Arbeitsort.

Zwingende Vorschriften
Zu beachten ist jedoch, dass die Vereinbarungen über das anwendbare Recht nicht alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses regeln. Daher ist teilweise auch ausländisches Recht anwendbar:
  • öffentlich-rechtliche Vorschriften des Arbeitsortes, wie z. B. Regelungen über Arbeitserlaubnis, gesetzliche Arbeitszeit, Nacht- und Sonntagsarbeit, Entgelt, Feiertage, gelten in jedem Fall und zwar unabhängig vom auf das Arbeitsverhältnis anwendbare Recht;
  • zwingende Arbeitnehmerschutznormen, die günstiger sind als das gewählte Recht, behalten ihre Geltung. Diese Normen können dem öffentlichen oder privaten Recht angehören oder auch einem Tarifvertrag, dem die Parteien unterworfen sind. Beispiele für Arbeitnehmerschutznormen sind: Arbeitszeitrecht, Feiertagsrecht, Jugendschutz, Mutterschutz, Kündigungsschutz;
  • unabhängig von der Frage, welches Recht anwendbar ist, gibt es deutsche Normen, die in jedem Fall angewendet werden müssen (zwingendes deutsches Recht) wie z. B.: Regeln über Massenentlassung, besonderer Kündigungsschutz für Betriebsverfassungsorgane und nach dem Schwerbehinderten- und Mutterschutzgesetz.

Wie sieht es mit der sozialen Absicherung aus?

Hier sind vier verschiedene Kategorien zu unterscheiden:
1. Ausstrahlung
Bei einer vorübergehenden Entsendung, die eine bestimmte Dauer nicht überschreitet, bleibt der Arbeitnehmer weiterhin in Deutschland sozialversicherungspflichtig (sogenannte Ausstrahlung). Besteht dagegen das Arbeitsverhältnis zu einer ausländischen Tochtergesellschaft oder liegt eine dauerhafte Auslandstätigkeit vor, so ist der Arbeitnehmer ausschließlich bei der ausländischen Sozialversicherung beitragspflichtig und leistungsberechtigt.
Voraussetzungen für die Sozialversicherungspflicht in Deutschland sind:
  • ein Beschäftigungsverhältnis im Inland;
  • eine vertragliche Bindung des Arbeitnehmers zu einem Arbeitgeber im Inland; eine Entsendung liegt nicht vor, wenn ein Arbeitnehmer im Ausland wohnt und dort von einem inländischen Arbeitgeber für eine Tätigkeit im Ausland angeworben wird; wird ein Mitarbeiter eines Großunternehmens an eine selbständige Tochterfirma im Ausland abgeordnet, bleibt die deutsche Sozialversicherungspflicht nur dann bestehen, wenn das Entgelt des entsandten Arbeitnehmers weiter vom Mutterunternehmen gezahlt wird und dieses auch weisungsbefugt bleibt;
  • der Arbeitnehmer begibt sich von seinem Beschäftigungsort in der Bundesrepublik in ein anderes Land;
  • ein im Voraus zeitlich begrenzter Einsatz, der sich entweder aus der Art der Beschäftigung (z.B. Einsatz für ein Bauprojekt) oder aus einem Vertrag ergibt.
2. Beantragung einer Pflichtversicherung
Untersteht der Arbeitnehmer nach den o. g. Voraussetzungen nicht der deutschen Sozialversicherungspflicht, bestehen folgende Möglichkeiten den Versicherungsschutz in Deutschland aufrechtzuerhalten:
Rentenversicherung
Ist der Auslandsaufenthalt zeitlich begrenzt, kann der Arbeitgeber die sogenannte Pflichtversicherung für seinen Arbeitnehmer abschließen. Hierzu muss er einen Antrag an die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte richten. Besteht keine zeitliche Begrenzung, gibt es nur die Möglichkeit der freiwilligen Versicherung, bei der die Beitragshöhe individuell festgelegt werden kann.
Krankenversicherung
Auch hier ist eine freiwillige Versicherung möglich.
Pflegeversicherung
Die Weiterführung einer Pflegeversicherung setzt einen Antrag voraus, der spätestens einen Monat nach dem Ausscheiden aus der Versicherungspflicht zu stellen ist.
Unfall-/Arbeitslosenversicherung
In beiden Fällen besteht keine Möglichkeit der freiwilligen Versicherung in der gesetzlichen Versicherung. Einige Berufsgenossenschaften bieten jedoch einen Auslandsunfallversicherungsschutz an.
3. Entsendung innerhalb der EU
Laut der EU-Verordnung Nr. 883/04 unterliegt der entsandte Arbeitnehmer unter folgenden Voraussetzungen allen Zweigen der deutschen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Renten- und Unfallversicherung):
  • der entsendende Arbeitgeber ist gewöhnlich in Deutschland tätig
  • der endsendete Mitarbeiter ist ein EU-Bürger, Flüchtling oder Staatenloser
  • eine Entsendung liegt vor
  • Entsendungsdauer: max. 12 Monate (Verlängerung bis auf 18 Monate möglich)
Der Arbeitgeber ist verpflichtet bei der gesetzlichen Krankenkasse des Mitarbeiters eine A1-Bescheinigung zu beantragen.
4. Sozialversicherungsabkommen
Darüber hinaus hat Deutschland mit einigen Ländern Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen. Diese Abkommen sehen vor, dass aus Deutschland entsandte Arbeitnehmer nicht der ausländischen, sondern nur der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Hier sollte man sich genau informieren, da die Reichweite der Abkommen unterschiedlich ist und zum Teil nur die Renten- oder Krankenversicherung betrifft.

Steuerfragen beim Auslandseinsatz

Werden Arbeitnehmer für ihren inländischen Arbeitgeber im Ausland tätig, stellen sich aus steuerlicher Sicht im Wesentlichen folgende Fragen:
1. Ist der Arbeitslohn weiterhin im Inland zu versteuern?
Steuerpflicht
Natürliche Personen sind in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, wenn sie im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. Im Rahmen einer Mitarbeiterentsendung wird es in diesem Zusammenhang in der Regel auf den Wohnsitz des Arbeitnehmers ankommen. Ist dieser weiterhin in Deutschland, bleibt der Arbeitnehmer nach dem genannten Grundsatz mit seinem Arbeitslohn in Deutschland steuerpflichtig.

Hierfür gilt, dass steuerlich seinen Wohnsitz jemand dort hat, wo er eine Wohnung unter Umständen innehat, die darauf schließen lassen, dass er die Wohnung beibehalten und benutzen wird. Mehrere Wohnsitze sind möglich.

Bei ins Ausland entsendeten Arbeitnehmern ist ein inländischer Wohnsitz zu vermuten, wenn die Wohnung im Inland beibehalten wird und deren Benutzung jederzeit möglich ist. Dies kann je nachdem auch dann der Fall sein, wenn sie während des Auslandsaufenthalts kurzfristig (bis zu sechs Monaten) zwischenvermietet wird, um sie nach der Rückkehr wieder zu benutzen. Wird dagegen die Wohnung definitiv gekündigt oder verkauft, wird der Wohnsitz regelmäßig aufgegeben. Bei Eheleuten gilt, dass ein Ehegatte - sofern die Ehegatten nicht dauernd getrennt leben - dieser seinen Wohnsitz prinzipiell dort hat, wo seine Familie lebt.

Umfang der Steuerpflicht
Unbeschränkt steuerpflichtige Personen unterliegen mit ihren gesamten inländischen und ausländischen Einkünften in Deutschland der Einkommensteuer. Man nennt diesen Grundsatz das Welteinkommensprinzip. Bei Auslandstätigkeiten tritt bei der Besteuerung der Vergütungen allerdings regelmäßig als weiterer Berechtigter der Fiskus des Tätigkeitsstaats daneben. Um in diesen Fällen eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, sieht das deutsche Einkommensteuerrecht verschiedene Möglichkeiten vor, die sich danach unterscheiden, ob mit dem Staat, in den der Arbeitnehmer entsandt wird, ein sogenanntes Doppelbesteuerungsabkommen besteht oder nicht.
2. Wie wird die im Ausland erhobene Steuer bei der deutschen Einkommensteuer berücksichtigt?
Steuerfreistellung bei Staaten mit Doppelbesteuerungsabkommen
Zur Vermeidung der Doppelbesteuerung hat die Bundesrepublik Deutschland mit einer Vielzahl von Staaten Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung abgeschlossen. Danach wird das Besteuerungsrecht in der Regel dem Staat zugewiesen, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausübt. Die entsprechenden Einkünfte werden i.d.R. in Deutschland von der Einkommensteuer freigestellt. Sie beeinflussen aber die Höhe des Steuersatzes, mit dem die inländischen Einkunftsanteile, wie zum Beispiel Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, besteuert werden.

183-Tage-Regelung

Eine wichtige Ausnahme von diesem Grundsatz stellt die sogenannte 183-Tage-Regelung dar. Diese Regelung hat zur Folge, dass die Einkünfte dann abweichend von dem vorstehend in den Doppelbesteuerungsabkommen enthaltenen Grundsatz nicht im Land des Tätigkeitsorts, sondern im Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers besteuert werden, wenn:
  • der Arbeitnehmer sich nicht länger als 183 Tage im Jahr im Tätigkeitsstaat aufhält
  • der Arbeitgeber, der die Vergütung zahlt, nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist und
  • der Arbeitslohn nicht von einer im Tätigkeitsstaat gelegenen Betriebsstätte des Arbeitgebers getragen werden.
Die 183 Tage sind grundsätzlich für jedes Steuerjahr bzw. Kalenderjahr zu ermitteln. Bei der Ermittlung der zu berücksichtigenden Tage ist nicht die Dauer der Tätigkeit, sondern die körperliche Anwesenheit maßgeblich. Auch kurzfristige Anwesenheit an einem Tag genügt. Als Tage der Anwesenheit werden so unter anderem mitgezählt:
  • Ankunfts- und Abreisetag
  • Tage der Anwesenheit vor, während und unmittelbar nach der Tätigkeit, z.B. Samstage, Sonntage, Feiertage
  • Tage der Anwesenheit während Arbeitsunterbrechungen, z.B. Streik, Aussperrung
  • Urlaubstage, die unmittelbar vor, während und unmittelbar nach der Tätigkeit im Tätigkeitsstaat verbracht werden.
Beispiel:
A ist für seinen deutschen Arbeitgeber in Österreich tätig. Mit Österreich besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen. Eine Betriebsstätte des Arbeitgebers besteht für die folgenden Alternativen nicht.
  1. A ist vom 1. Januar bis 15. Juni 2020 in Österreich tätig.
  2. Direkt im Anschluss hieran verbringt er dort bis 15. Juli 2020 seinen Urlaub.
  3. A ist vom 1. Oktober 2020 bis 31. Mai 2021 in Österreich tätig.
Antwort:
  1. 183-Tage-Regel unterschritten. Österreich hat kein Besteuerungsrecht.
  2. Österreich hat Besteuerungsrecht, weil sich A länger als 183 Tage in Österreich aufgehalten hat.
  3. Österreich hat kein Besteuerungsrecht, da die 183-Tage-Frist für jedes Jahr gesondert zu ermitteln ist.
Für die Ermittlung der jeweiligen Fristen ist aufgrund von Besonderheiten in einzelnen Doppelbesteuerungsabkommen und Vertragsstaaten auf die jeweilige konkrete Regelung Acht zu geben. Eine Übersicht der Staaten, mit denen Doppelbesteuerungsabkommen bestehen, sowie die Texte der jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen können hier beim Bundesministerium der Finanzen abgerufen werden.
Für die Höhe des freizustellenden Arbeitslohns gilt, dass Arbeitslohn, der der Tätigkeit im Ausland direkt zuzuordnen ist, in vollem Umfang steuerfrei ist. Arbeitslohn, der der Tätigkeit im Ausland nicht direkt zugeordnet werden kann, ist im Verhältnis der vereinbarten Arbeitstage im Ausland zu den übrigen vereinbarten Arbeitstagen aufzuteilen.

Hinweis zum Verfahren
Für das Lohnsteuerabzugsverfahren sind die Regelungen des Doppelbesteuerungsabkommens zu beachten:
Ist nach den Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens die Steuerbefreiung von einem Antrag abhängig, darf der Lohnsteuerabzug nur dann unterbleiben, wenn eine Bescheinigung des für die Betriebsstätte zuständigen Finanzamtes vorliegt, die bestätigt, dass der Arbeitslohn nicht der deutschen Lohnsteuer unterliegt (Freistellungsbescheinigung). Die Freistellungsbescheinigung ist vom Arbeitnehmer oder in dessen Auftrag vom Arbeitgeber bei dem für die Betriebsstätte zuständigen Finanzamt auf einem amtlichen Vordruck zu beantragen. Das Finanzamt gibt in der Freistellungsbescheinigung die Geltungsdauer an. Die Geltung wird auf höchstens drei Jahre begrenzt. Die Bescheinigung ist vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.
Ist die Steuerfreistellung nach den Regelungen des Doppelbesteuerungsabkommens antragsunabhängig, hat das für die Betriebsstätte zuständige Finanzamt gleichwohl auf Antrag eine Freistellungsbescheinigung zu erteilen. Zur Vermeidung von Haftungsrisiken ist auch in diesen Fällen ein entsprechender Antrag zu empfehlen.
Wie wird die im Ausland erhobene Steuer bei der deutschen Einkommensteuer berücksichtigt?

Steueranrechnung bei Ländern ohne Doppelbesteuerungsabkommen

Im Verhältnis zu Staaten, mit denen kein Doppelbesteuerungsabkommen besteht, kann der Steuerpflichtige die im Ausland festgesetzte, entrichtete und keinem Ermäßigungsanspruch unterliegende Steuer auf die deutsche Einkommensteuer anrechnen.
Die Anrechnung ausländischer Steuern ist nicht im Lohnsteuerabzugsverfahren, sondern nur im Rahmen der Veranlagung des Arbeitnehmers möglich. Der Arbeitnehmer muss gegebenenfalls zur Anrechnung ausländischer Steuern eine Veranlagung beantragen.
Abschließend sei noch darauf hingewiesen, dass wenn der Steuerpflichtige aufgrund der Auslandstätigkeit weder seinen Wohnsitz noch seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland unterhält, er mit seinen in Deutschland erzielten Einkünften nur beschränkt steuerpflichtig ist.
In diesem Fall unterliegen der inländischen Besteuerung (Quellenstaatsprinzip) nur die im Inland erwirtschafteten Einkünfte. Dazu zählen beispielsweise Einkünfte aus Kapitalvermögen oder aus Vermietung und Verpachtung einer in Deutschland gelegenen Wohnung.
Weitere Informationen im Internet
In folgenden Internetangeboten finden Sie neben allgemeinen Informationen zur Auslandsentsendung auch viele Hinweise über zahlreiche Länder der Welt sowie die verschiedenen Verbindungsstellen für Auslandsentsendungen:
  • Deutsche Rentenversicherung mit Informationen zu Rentenversicherung, Sozialversicherungsabkommen und Verbindungsstellen
  • Verbindungsstellen der Deutschen Rentenversicherung
  • Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) mit Informationen zur sozialen Absicherung (Ländermerkblätter, Formulare)
  • Unfallversicherung international (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung)
  • Arbeitsagentur international mit Länderinformationen und Informationen für Arbeitgeber
  • Bundesministerium der Finanzen mit Informationen zu Doppelbesteuerungsabkommen