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FAQ zur Grenzpendlerpauschale


Stand 30.04.2020

Wozu dient die Aufwandsentschädigung?

Die brandenburgische Wirtschaft ist aufgrund der verflochtenen Wirtschaftsbeziehungen mit Polen in besonderer Weise auch auf das Engagement und die Arbeitsleistung von Grenzpendlern aus Polen angewiesen. Diese im Hinblick auf die strengen Quarantänemaßnahmen Polens im Land zu halten, erfordert von den Arbeitgebern aktuell erhöhte Ausgaben. Das Land Brandenburg will sich zur Wirtschaftsförderung an diesen Ausgaben mit einer pauschalen Erstattung beteiligen. 
Mit der Pauschale werden die Mehraufwendungen für Unterbringung, Verpflegung und die durch die Eigenschaft eines grenzpendelnden Beschäftigten bedingte Mehrbedarfe von Pendlern und ihren Angehörigen (unabhängig von der Staatsangehörigkeit) mit einem Hauptwohnsitz in Polen und einer Arbeitsstätte in Brandenburg erstattet, die infolge von Corona-Pandemie bedingten Einreisebeschränkungen und Quarantäneregelungen nicht zwischen ihrem Wohnsitz und der Arbeitsstätte pendeln können.

Welche Pendler sind von der Richtlinie erfasst?

Tages- und Wochen-Pendelnde mit Hauptwohnsitz in Polen, die in einer im Land Brandenburg angesiedelten Arbeitsstätte tätig sind und bei denen das sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis bereits vor dem 27. März 2020 bestand, sowie deren begleitende Familienangehörige.
Montagetätigkeiten für ein brandenburgisches Unternehmen, die zeitweise außerhalb Brandenburgs stattfinden, sind als arbeitsbedingter Aufenthalt in Brandenburg zu werten. Der Arbeitgeber kann ansonsten auch ausserhalb Brandenburgs ansässig sein.
In jedem Fall müssen die Arbeitnehmer bereits vor dem 27. März 2020 gependelt sein.

Wie unterscheide ich Tages- und Wochenpendler?

Diese Frage bezieht sich auf das Pendlerverhalten vor dem 27. März 2020.
Sind die Arbeitnehmer täglich über die Grenze nach Deutschland gependelt, dann sind es Tagespendler.
Wochenpendler dagegen sind Arbeitnehmer, die nur zum Wochenanfang aus Polen nach Deutschland eingependelt sind, während der Woche aber in Deutschland untergebracht waren (nur am Wochenende nach Hause).

Wer sind begleitende Familienangehörige?

  • Ehepartner/in oder Lebenspartner/in oder Partner/in einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft der/des Arbeitnehmenden
  • Kind/er der/des Arbeitnehmenden, Kind/er der/des Ehepartnerin/-partners, Lebenspartnerin/-partners, Partnerin/Partners einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft

Folgende Aufwandsentschädigungen werden nach der Richtlinie gezahlt:

  • für Tagespendler: 65 EURO pro Kalendertag des arbeitsbedingten Aufenthaltes in Brandenburg
  • begleitende Familienangehörige von Tagespendlern aus Polen je Angehörige(r) 20 EURO pro Kalendertag des begleitenden Aufenthaltes
  • Wochenpendler: 65 EURO für Samstage, Sonntage und Feiertage des arbeitsbedingten Aufenthaltes in Brandenburg
  • Begleitende Familienangehörige von Wochenpendlern je Angehörige(r): 20 EURO je Samstag, Sonntag und Feiertag des begleitenden Aufenthaltes

Wer stellt den Antrag?

Antragsteller sind die Arbeitgebende- unabhängig von ihrer Rechtsform, die mindestens eine/einen Arbeitnehmende/n sozialversicherungspflichtig beschäftigen.

Für jeden Pendler darf für den gleichen Zeitraum eine Förderung aber nur einmal beantragt werden, auch wenn das antragstellende Unternehmen die Förderbdingungen in mehreren Bundländern erfüllen würde.

Sind Selbstständige aus Polen, die auch in Brandenburg tätig sind, antragsberechtigt?

Nein.

Können Unternehmen mit polnischen LKW-Fahrern auch einen Antrag stellen?

Ja, sofern alle anderen Voraussetzungen (Sitz, Betriebsstätte in Brandenburg, Arbeitnehmer mit polnischem Hauptwohnsitz) erfüllt sind. 

Können Leiharbeiterfirmen einen Antrag stellen?

Ja, sofern pendelnde, sozialversicherungspflichtig beschäftigte Arbeitnehmer mit polnischem Hauptwohnsitz nach Brandenburg entsendet werden.

Ich habe mehrere Betriebsstätten in verschiedenen Bundesländern. Wo muss ich meinen Antrag stellen?

Für jede Betriebsstätte separat in dem Bundesland, in dem sich die Betriebsstätte befindet und sofern das Bundesland Pendler Pauschalen auszahlt

Wer beantragt die Aufwandsentschädigung, wenn die polnischen Mitarbeiter über Arbeitnehmerentsendung, Werkvertrag o.ä. über ein polnisches Unternehmen in Brandenburg tätig sind?

Die Beantragung der Förderung erfolgt über das polnische Unternehmen, dessen Beschäftigte an einem Arbeitsort in Brandenburg tätig sind. Es ist erforderlich, dass der Arbeitsvertrag bereits vor dem 27.03. abgeschlossen und auch gependelt wurde. Bei Vorliegen einer A1-Bescheinigung wird das Bestehen der Mitgliedschaft in der polnischen Sozialversicherung bestätigt und damit das Erfordernis der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung erfüllt.

Wer beantragt die Aufwandsentschädigung, wenn die polnischen Mitarbeiter zwar in Brandenburg tätig sind, aber der Arbeitgeber seinen Betriebssitz in einem anderen Bundesland (z.B. Berlin) hat?

Sofern eine Arbeitsstätte im Land Brandenburg besteht, d.h. die Beschäftigten in Brandenburg eingesetzt werden (z.B. im Rahmen Arbeitnehmerüberlassung) und die übrigen Fördervoraussetzungen erfüllen, gilt die Anforderung für die Arbeitgeber „mit Arbeits- bzw. Betriebsstätte im Land Brandenburg“ als erfüllt. Der Antrag muss bei der für diese Arbeitsstätte zuständigen IHK in Brandenburg gestellt werden.

Wo finde ich den Antrag?

Der Antrag wird durch die IHKs und Handwerkskammern online angeboten. Bei der IHK Ostbrandenburg wird ein elektronisches Antragsverfahren durchgeführt, bei dem ein Online-Antrag auszufüllen ist und zusätzlich Unterlagen hochgeladen werden müssen.
Die Antragsunterlagen der anderen brandenburgischen Wirtschaftskammern finden Sie hier:

Anträge von Unternehmen ohne Sitz in Brandenburg können ab dem 04. Mai 2020 über das Antrags-Portal gestellt werden.

Welche Dokumente sind dem Antrag beizufügen?

  • Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug oder sonstiger Nachweis unternehmerischer Tätigkeit (z.B. Schreiben vom Finanzamt insbes. bei Freiberuflern) – jeweils nicht älter als sechs Monate. Ansonsten benötigen wir einen Vermerk (handschriftlich), dass die Angaben unverändert gültig sind. 
  • Lohnjournal oder ähnliches
  • Erklärung des Arbeitgebers, (Formblatt als Download):
    • dass das Arbeitsverhältnis mit den Arbeitnehmenden, für die die Leistung beantragt wird, bereits vor dem 27. März 2020 bestand,
    • dass bezuschusste Tages- und Wochenpendelnde in dem zu fördernden Zeitraum im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses tatsächlich tätig waren,
    • dass er die Leistung zweckgebunden zur Finanzierung von Mehraufwendungen für Unterkunft und Verpflegung an die Pendler als Geld- oder Sachleistung weitergegeben hat.
  • Erklärung der bezuschussten Tages- und Wochenpendelnden, die Unterstützung erhalten zu haben (Formblatt als Download)
  • Nur für den Fall, dass der Antrag für mehr als zehn Arbeitnehmer gleichzeitig gestellt wird, ist die Tabellen-Vorlage auszufüllen (Formblatt als Download).

weitere Fragen zum Antrag

Reicht ein Antrag für mehrere Arbeitnehmer?

Das Online-Portal lässt die gleichzeitige Beantragung für max. zehn Arbeitnehmer pro Antrag zu. Sollten Sie die Aufwandsentschädigung für mehr als zehn Arbeitnehmer gleichzeitig beantragen, benutzen Sie bitte die Tabellen-Vorlage (Formblatt als Download).

Kann ich mehrmals Anträge stellen?

Ja. Aber selbstverständlich kann nicht für den gleichen Pendler im selben Zeitraum mehrfach abgerechnet werden.  Der Abrechnungszeitraum je Antrag sollte 14-Tage nicht unterschreiten.

Kann ich die Pauschale rückwirkend beantragen (Förderzeitraum)?

Die Pauschale kann nur rückwirkend ab dem 27.März 2020 beantragt werden. Es handelt sich um eine Erstattung.

Von wann bis wann kann ich den Antrag stellen?

Die Kostenübernahme durch das Land gilt ab dem 27. März 2020 und endet am 3. Mai 2020, für medizinisches Personal und Mitarbeiter von Pflegeeinrichtungen am 15. Mai 2020 mit Aufhebung der auf Grund der “Corona-Pandemie 2020” behördlich erlassenen Quarantäne-Verfügungen der Republik Polen, die ein regelmäßiges Arbeitspendeln zwischen Polen und Deutschland nicht möglich machten. Anträge können bis zum 31. Juli 2020 gestellt werden.

Kann ich die Pauschale als Vorschuss beantragen?

Nein, die Pauschale kann nur nach Auszahlung an die pendelnden Arbeitnehmer (in Geld oder als Sachleistung für die Übernahme von Hotel- und Verpflegungskosten) für zurückliegende Zeiträume erstattet werden. 

Muss ich die Grenzpendlerpauschale zurückzahlen?

Nein, es ist ein nicht rückzahlbarer Zuschuss als Billigkeitsleistung. Bei falschen Angaben im Antrag kann jedoch eine Rückforderung erfolgen.

Wie wird die Pauschale ausgezahlt?

Die in der Antragsbearbeitung ermittelte Gesamtsumme der Aufwandsentschädigung wird dem Antragsteller – also dem AG – auf das im Antrag angegebene Bankkonto als Erstattung überwiesen. 

Muss ich die Pauschale versteuern?

Nein. Die Zuschüsse, die ein Unternehmer (Arbeitgeber) erhält, weil er insbesondere die Unterkunftskosten und Verpflegungsmehrkosten an diejenigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erstattet hat, die bislang täglich von ihrem ausländischen Wohnsitz zu dem inländischen Arbeitsplatz gependelt sind, stellen betrieblich veranlasste Einnahmen dar und sind daher als Betriebseinnahmen in der Gewinnermittlung zu erfassen. Die Erstattungen an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind Betriebsausgaben und mindern den Gewinn. So führt eine Zuschussgewährung nicht zu einer steuerlichen Belastung auf der Seiten des Unternehmers/ Arbeitgebers, wenn Erstattungen an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in gleicher Höhe erfolgten.

Kann ich die Pauschale mit dem Lohn verrechnen?

Nein. Die Auszahlung der Pauschale durch die Arbeitgeber an die Pendler stellt kein Entgelt für im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses  erbrachte Leistungen dar.

Wie erhalten die Mitarbeiter das Geld?

Mit der Grenzpenlderpauschale sollen Arbeitgeber entschädigt werden, die ihren pendelnden Arbeitnehmern Geld – oder Sachleistungen im Wert von wengistens 65,- € (Mitreisende 20,-€)  haben zukommen lassen, damit diese in Deutschland bleiben. Dazu müssen die Arbeitnehmer den Empfang in Form von Geld- oder Sachleistung vom Arbeitgeber bestätigen. Der Arbeitgeber holt sich seine getätigten Auslagen dann als Erstattung über das Antragsverfahren zurück.

Wie belege ich die Verwendung?

Ein Verwendungsnachweis ist nicht erforderlich. Die pendelnden Arbeitnehmer müssen lediglich auf einem Formblatt unterschreiben, dass sie für den Antragszeitraum die Unterstützungsleistungen für Übernachtung und Verpflegung sowie die durch die Eigenschaft eines grenzpendelnden Beschäftigten bedingte Mehrbedarfe erhalten haben.

Was ist zu dokumentieren?

Grundsätzlich behält sich das Land eine spätere Überprüfung aller Anträge für 10 Jahre vor. Dafür sind Belege aufzubewahren. Dies sind aber regelmäßig solche, welche die Unternehmen ohnehin aufbewahren müssen.
Maßgeblich sind Unterlagen des Arbeitgebers, wie z.B. Hotelrechnungen, sofern er hierfür aufgekommen ist. Belege des Beschäftigten, z.B. für Mehraufwendungen für Verpflegung, Telefonkosten und weitere Kosten, die durch den Aufenthalt in Brandenburg entstanden sind, müssen nicht angefordert und aufbewahrt werden.
Vorgehalten werden sollten aber auch Unterlagen, aus denen der Hauptwohnsitz des Beschäftigten hervorgeht. Dies kann z.B. ein polnischer Personalausweis sein. Eine Meldebescheinigung muss zusätzlich nicht vorgehalten werden. Das Verwandtschaftsverhältnis zu den Mitreisenden wird per Selbsterklärung der Pendelnden belegt. 

Ist ein Aufenthaltsnachweis der mitreisenden Angehörigen notwendig?

Der Arbeitgeber muss bestätigen, dass es sich um Angehörige handelt und diese an den angegebenen Tagen in Brandenburg waren. Er kann sich aber für seine eigenen Unterlagen eine Bestätigung vom Arbeitnehmer holen.

Können die Grenzpendler auch im Privaten (Freunde, Familie) oder in Unternehmensunterkünften unterkommen und die Pauschale in Anspruch nehmen?

Ja.

Können Unterlagen zum Antrag nachgereicht werden?

Der Antrag muss vollständig eingereicht werden. Ein Nachreichen von Unterlagen ist nicht erwünscht. ist. Ohne vollständige Unterlagen kann keine Auszahlung erfolgen. Wird eine Nachforderung im Ausnahmefall nötig, muss die “Vorgangs-ID-Nummer" zwingend angegeben werden.

Bekomme ich eine Bestätigung über den Antragseingang?

Ja, es wird nach Antragstellung im Portal eine Nachricht angezeigt, wenn der Antrag ordnungsgemäß übertragen wurde. Diese Nachricht und eine PDF vom ausgefüllten Antrag sollte sich der Antragsteller zu Dokumentationszwecken ausdrucken.  

Wie lange dauert die Bearbeitung meines Antrages inkl. Auszahlung?

Wir bemühen uns um eine kurzfristige Bearbeitung der Anträge. Die Dauer der Bearbeitung bis zur Auszahlung hängt vom Antragsaufkommen und auch von der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Nach erfolgter Antragsstellung bitten wir ausdrücklich, auf Nachfragen zum Bearbeitungsstand zu verzichten!

Wer ist mein Ansprechpartner für weitere Fragen zum Antrag?

Sie kommen weitere Hilfestellung zum Antrag von der IHK unter den Hotlines 0335 5621-3700 und 0335 5621-3800.