Änderung der umsatzsteuerlichen Nachweispflichten zum 01.01.2012

Der Bundesrat am 25. November 2011 Änderungen der umsatzsteuerlichen Nachweispflichten bei Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen zugestimmt. Diese in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) enthaltenen Regelungen sind zum 1. Januar 2012 in Kraft getreten. Die Finanzverwaltung hat allerdings eine Übergangsfrist eingeräumt. So beanstandet sie es nicht, wenn beleg- und buchmäßiger Nachweis für Ausfuhrlieferungen bzw. innergemeinschaftliche Lieferungen, die bis zum 31. März 2012 (update: 08.02.2012 - es wird eine weitere Verlängerung um 3 Monate bis zum 30.06.2012 geben, neues BMF-Schreiben dazu befindet sich in der Erarbeitung) erfolgen, noch auf Grundlage der für 2011 geltenden Rechtslage geführt werden.

Insbesondere bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ändert sich die Nachweisführung deutlich. Unternehmen müssen ihre innerbetrieblichen Prozesse entsprechend anpassen. Aber auch bei Ausfuhrlieferungen ergeben sich Neuerungen, die beachtet werden müssen. Hinzu kommt, dass die bisherigen Soll-Vorschriften in Muss-Vorschriften umgewandelt werden. Deshalb gilt: Nur wenn der Lieferant diese Muss-Vorschriften erfüllt, erkennt die Finanzverwaltung den beleg- und buchmäßigen Nachweis an. Im anderen Fall versagt sie die Umsatzsteuerbefreiung und der Lieferant schuldet die Umsatzsteuer.
 

Einzelheiten zu den beschlossenen Änderungen:

Ausfuhrlieferungen (§§ 9, 10, 13 UStDV-neu):
Die Nachweispflichten werden an die seit 1. Juli 2009 bestehende EU-einheitliche Pflicht zur Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren ATLAS-Ausfuhr angepasst. Werden Ausfuhrlieferungen in diesem Verfahren angemeldet, muss der Lieferant den Transport der gelieferten Ware in das Drittlandsgebiet durch den Ausgangs- oder Alternativ-Ausgangsvermerk nachweisen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Ware vom Lieferanten oder Abnehmer selbst transportiert wird (Beförderungsfall) oder zum Beispiel eine Spedition eingeschaltet ist (Versendungsfall). Ist es in einem Versendungsfall dem Lieferanten nicht möglich oder nicht zumutbar, den Ausfuhrnachweis in der beschriebenen Weise zu führen, kann er die Ausfuhr weiterhin mit der so genannten weißen Spediteursbescheinigung nachweisen. Außerdem werden unter den genannten Voraussetzungen noch weitere Versendungsbelege akzeptiert. Dies sind insbesondere der handelsrechtliche Frachtbrief, der nunmehr vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sein muss, das Konnossement, der Einlieferungsschein für im Postverkehr beförderte Sendungen oder deren Doppelstücke. In diesen Fällen muss der Beleg zusätzlich die Versendungsbezugsnummer der Auftragsanmeldung (Movement Reference Number – MRN) enthalten. Für Ausfuhren, die nicht elektronisch angemeldet werden – zum Beispiel weil sie die hierfür relevante Wertgrenze unterschreiten – bleibt im Wesentlichen die bisherige Nachweisführung erhalten. Sonderregelungen gelten bei der Ausfuhr von Fahrzeugen, die für den Straßenverkehr zugelassen sind.


Innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 17a, 17b, 17c UStDV-neu):
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen wird die Nachweisführung gravierender geändert. Zunächst wird nicht mehr zwischen Beförderungs- und Versendungsfällen unterschieden. In beiden Fällen muss der Lieferant den Nachweis über den Grenzübertritt ins übrige Gemeinschaftsgebiet, d.h. in einen anderen EU-Mitgliedstaat, durch das Rechnungsdoppel und – das ist neu – durch eine so genannte Gelangensbestätigung führen. Hierbei handelt es sich um einen Beleg, in dem der Abnehmer/Kunde grundsätzlich durch Unterschrift bestätigen muss, dass die gelieferte Ware tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist.

Alle anderen bisher gültigen Belege entfallen. Somit wird auch die so genannte weiße Spediteursbescheinigung nicht mehr als Nachweisbeleg anerkannt.

Die nunmehr zusammen mit dem Doppel der Rechnung als einziges Nachweisdokument vorgesehene Gelangensbestätigung des Kunden muss folgende Angaben enthalten:

 
Der Kunde kann die schriftliche Gelangensbestätigung entweder gegenüber dem Lieferanten oder dem mit der Beförderung beauftragten Spediteur abgeben. Einer der beiden - Lieferant oder Spediteur - muss sie grundsätzlich 10 Jahre aufbewahren. Bewahrt sie der Spediteur auf, muss sich der Lieferant vom Spediteur schriftlich versichern lassen, dass dieser über die Gelangensbestätigung mit den Angaben des Kunden verfügt. Auf Verlangen der Finanzbehörde muss die Gelangensbestätigung zeitnah vorgelegt werden können. TIPP: Wir empfehlen, die Gelangensbestätigungen im eigenen Unternehmen aufzubewahren, damit die zur Umsatzsteuerbefreiung notwendigen Verbringungsnachweise im Falle eines Dienstleisterwechsels vollständig erbracht werden können.

Viele Lieferanten werden in der Praxis Probleme haben, die Gelangensbestätigung von ihren Kunden einzufordern. Diese kann nämlich erst ausgestellt werden, nachdem die Ware beim Kunden eingetroffen ist. Erschwerend kommt hinzu, dass Kunden diesen vom deutschen Bundesrat beschlossenen Nachweisbeleg vielfach nicht kennen werden. Die im Vorfeld von Wirtschaftsseite gegebenen Hinweise auf diese sowie weitere praktische Probleme führten - außer einer Übergangsfrist – zu keinen nennenswerten Erleichterungen. Betroffene Unternehmen sollten daher entsprechende Vorkehrungen treffen, so dass sie für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, die ab dem 1. April 2012 erfolgen, von ihren Kunden eine Gelangensbestätigung erhalten. Denn ab diesem Zeitpunkt gilt: Solange der Lieferant bzw. sein Spediteur keine Gelangensbestätigung mit den geforderten Angaben seines Kunden hat, schuldet der Lieferant die Umsatzsteuer. Die Beweislast für den Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung trifft den liefernden Unternehmer. TIPP: Wir empfehlen daher, gegenüber dem Abnehmer vor Durchführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung sicherzustellen, dass dieser im Nachhinein eine entsprechende Bestätigung ausstellen wird.

Zwischenzeitlich hat das Bundesfinanzministerium (BMF) zu den Neuregelungen den Entwurf eines BMF-Schreibens herausgegeben. Dieser enthält auch Muster von Gelangensbestätigungen in deutscher, englischer und französischer Sprache. Außerdem ist darin geregelt, dass die Gelangensbestätigung auch aus mehreren Dokumenten bestehen kann, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. Die Bestätigung muss sich also nicht zwingend aus einem einzigen Beleg ergeben. Sie kann zum Beispiel auch aus einer Kombination des Lieferscheins mit einer entsprechenden Bestätigung über den Erhalt des Liefergegenstandes bestehen. Des Weiteren kann die Gelangensbestätigung auf elektronischem Weg, zum Beispiel per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang), per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder per EDI übermittelt werden. Bei elektronischer Übermittlung ist die Unterschrift des Kunden auf der Gelangensbestätigung nicht erforderlich, allerdings müssen in diesem Fall die Echtheit der Herkunft der Gelangensbestätigung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.