Publizitätspflichten – Meldungen nur noch in elektronischer Form

Seit dem 1. Januar 2007 müssen in Umsetzung von EU-Richtlinien alle Meldungen zu Handelsregistern, wie zum Beispiel Geschäftsführerwechsel, Umfirmierungen, Satzungsänderungen sowie alle Dokumente im Sinne des § 12 Absatz 2 Handelsgesetzbuch, in elektronischer Form erfolgen. Hierfür sind zum Einen bei den einzelnen Registergerichten elektronische Gerichtsbriefkästen eingerichtet worden, zu erreichen über http://www.gerichtsbriefkasten.de, über die nach entsprechender Anmeldung und Registrierung, Daten eingereicht werden können. Die Notare verfügen regelmäßig bereits über eigene entsprechende Zugänge. Zum Anderen müssen bestimmte zu veröffentlichende Unterlagen auch im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gemacht werden. Den rechtlichen Rahmen gibt hierzu in Umsetzung der europarechtlichen Anforderungen in Deutschland das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) vom 10.11.2006 (BGBl. I S. 2553) vor.

Gerade der Umstand, dass jede GmbH Ihre Bilanz nebst Anlage zum Register einreichen musste, ist bislang nicht jedem Geschäftsführer bekannt gewesen. Die Registergerichte haben auch bis 2007 nur auf Anfrage entsprechende Unterlagen angefordert. Eine Sanktion dieser Unterlassung unterblieb daher regelmäßig.

Die Offenlegung erfolgt ab 2007 nicht mehr in der Handelsregisterakte, sondern über den online für jedermann einsehbaren, elektronischen Bundesanzeiger. Wenn durch ein Unternehmen Unterlagen nicht fristgemäß und vollzählig eingereicht werden, wird von Amtswegen ein Ordnungsgeldverfahren durchgeführt. Die Kontrolldichte wurde drastisch erhöht, so dass jedem Unternehmen empfohlen wird, die gesetzlichen Verpflichtungen zur Offenlegung zu erfüllen.

1. Wer ist offenlegungspflichtig

Durch die Neuregelungen wurde Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen nicht verändert. Offenlegungspflichtig sind mithin:

• alle Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)
• eingetragene Genossenschaften
• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z.B. GmbH & Co KG)
• große Personenhandelsgesellschaften (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
• große Einzelkaufleute (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
• Banken
• Versicherungsunternehmen
• Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften
• große wirtschaftliche Vereine (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
• große öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute (zu den Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
  

2. Einzureichende Unterlagen

Unverändert blieben auch die Regelungen, welche Unterlagen die Unternehmen zur Veröffentlichung einreichen müssen:

• Große und mittelgroße Gesellschaften (zur Abgrenzung der Größenklassen vgl. § 267 HGB) müssen sämtliche in § 325 HGB genannten Unterlagen einreichen.Das sind:
  
• der Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers
• der Lagebericht
• der Bericht des Aufsichtsrats
• der Ergebnisverwendungsvorschlag und –beschluss
• die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG. Für eingetragene Genossenschaften gelten Besonderheiten (vgl. § 339 HGB).
  
• Kleine Gesellschaften können von der Erleichterung nach § 326 HGB und mittelgroße Gesellschaften von den Erleichterungen nach § 327 HGB Gebrauch machen. Einzureichen und offenzulegen sind von kleinen Gesellschaften nur Bilanz und Anhang.

3. Wie werden die Unterlagen eingereicht?

Ab dem 1. Januar 2007 müssen die Unterlagen elektronisch beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden.

Für die elektronische Einreichung wurde ein Upload-Verfahren via Internet eingerichtet. Zugelassene Datei-Formate sind Word, RTF, Excel und ein XML-Format auf der Grundlage einer vom Bundesanzeiger vorgegebenen XBRL-basierten Struktur. Einzelheiten sind auf der Publikations-Serviceplattform des elektronischen Bundesanzeigers ersichtlich, über welche die Daten eingereicht werden sollen. Mit der Veröffentlichung werden diese Daten dann nicht nur kostenfrei im elektronischen Bundesanzeiger, sondern auch im Unternehmensregister angeboten, in dem auch weitere Informationen recherchiert werden können.

4. Bis wann müssen die Unterlagen offengelegt werden?

Die neuen Vorschriften sind erstmals auf Unterlagen für das nach dem 31. Dezember 2005 beginnende Geschäftsjahr anzuwenden (Art. 61 Abs. 5 S. 1 EGHGB), das ist in den meisten Fällen das Geschäftsjahr 2006. Die Unterlagen müssen, unverzüglich nach ihrer Vorlage an die Gesellschafter, spätestens aber 12 Monate nach dem Abschlussstichtag eingereicht werden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für das Geschäftsjahr also spätestens bis zum Ende des Jahres 2007 einzureichen und bekannt zu machen. Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften gilt eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten (§ 325 Abs. 4 S. 1 HGB).

5. Was kostet die Offenlegung?

Da der Bearbeitungsaufwand je nach geliefertem Datenformat unterschiedlich ist, hängt die Höhe des Entgelts für die Veröffentlichung vom Anlieferungsformat ab. Die Einzelheiten der Preisgestaltung sind im Internet auf den Seiten des elektronischen Bundesanzeigers dargestellt.